Van papier naar digitaal: maak uw aandelenregister klaar voor de toekomst

Almaar meer Belgische ondernemingen digitaliseren hun aandelenregister. Wat houdt een elektronisch aandelenregister precies in? En hoe stap je als kmo correct over van papier naar digitaal?

Eind 2023 hadden al bijna 103.000 bedrijven hun register ondergebracht in eStox, de digitale oplossing die ontwikkeld werd door het Institute for Tax Advisors and Accountants (ITAA) en de Federatie van het Notariaat (Fednot). Vooral besloten vennootschappen (77 procent) maken de overstap, gevolgd door naamloze en commanditaire vennootschappen.

De digitalisering van aandelenregisters maakt deel uit van een bredere trend richting administratieve vereenvoudiging, veiligheid en transparantie. Wat houdt een elektronisch aandelenregister precies in? En hoe stap je als kmo over van papier naar digitaal?

Wat is een aandelenregister en wat moet erin staan?

Een aandelenregister is een verplicht document voor nv’s, bv’s en cv’s waarin nauwkeurig wordt bijgehouden wie op welk moment welke aandelen bezit. Ook voor vennootschappen onder firma (vof) en commanditaire vennootschappen (CommV) is het aan te raden, al is het niet wettelijk verplicht.

De volgende info moet in een aandelenregister vermeld worden:

• Totaal aantal uitgegeven aandelen, per soort
• Gegevens van de aandeelhouders (naam, woonplaats of zetel, ondernemingsnummer)
• Aantal aandelen per aandeelhouder, per soort
• Gedane kapitaalstortingen
• Overdraagbaarheidsbeperkingen
• Overdrachten en overgangen van aandelen, met datum
• Verdeling van stemrechten en winstrechten

Wie in het register staat ingeschreven, wordt tot het tegendeel bewezen geacht de rechtmatige aandeelhouder te zijn. Dit geeft het register een belangrijke juridische waarde.

Van papier naar digitaal: hoe overstappen?

Het bestuursorgaan van een vennootschap kan op elk moment beslissen om over te stappen op een elektronisch aandelenregister. Dat kan zelfs zonder expliciete vermelding in de statuten of een goedkeuring van de algemene vergadering.

De overstap gebeurt via een beveiligde digitale applicatie zoals eStox, die aan alle wettelijke vereisten voldoet. Bij de overstap is het cruciaal om:

• Het oude papieren register te bewaren als bewijs van eerdere overdrachten.
• In beide registers een clausule op te nemen dat het digitale register het papieren vervangt.
• Rekening te houden met de GDPR-wetgeving, aangezien het register persoonsgegevens bevat.

De voordelen van een elektronisch aandelenregister

Efficiëntie en gebruiksgemak

Een digitaal register zoals eStox is veel eenvoudiger te actualiseren dan een papieren versie. Je vermijdt foutenmarges, verouderde gegevens en handmatige bewerkingen. Bovendien maakt het platform het makkelijker om complexe eigendomsstructuren (zoals aandelen met meerdere stemrechten) correct te beheren.

Volautomatische UBO-melding

eStox is gekoppeld aan het UBO-register. Zodra het aandelenregister correct is ingevuld, worden de noodzakelijke gegevens automatisch doorgestuurd, zodat u voldoet aan de jaarlijkse UBO-verplichtingen zonder bijkomende administratie.

Veiligheid en discretie

Toegang tot het digitale register is strikt beperkt tot bevoegde personen zoals bestuurders, aandeelhouders, notarissen en accountants. Dit is veel veiliger dan een papieren versie, die makkelijk verloren kan raken of door onbevoegden kan worden ingekeken.

Altijd en overal toegankelijk

Omdat het register in de cloud wordt bewaard, kunnen bevoegde personen het op elk moment en vanop elke locatie raadplegen. Dat is bijzonder handig bij aandeelhoudersvergaderingen, juridische transacties of bij controles.

Sterke bewijswaarde

Een elektronisch register heeft door zijn traceerbaarheid en beveiliging een hoge bewijswaarde. Bij juridische of financiële geschillen biedt het digitale register dus extra zekerheid. Belangrijk: een aanpassing in het register betekent niet automatisch dat een overdracht van aandelen juridisch in orde is. Daarvoor blijft een afzonderlijke overdrachtsovereenkomst vereist.

Wat gebeurt er met het oude papieren register?

Het papieren register verliest zijn officiële status eens het elektronische register in werking treedt. Het blijft echter belangrijk om dit papieren document te bewaren op de statutaire zetel van de vennootschap, als bewijs voor inschrijvingen van vóór de digitalisering.

Om verwarring of discussie te vermijden, is het sterk aanbevolen om in beide registers een clausule op te nemen die expliciet vermeldt dat het digitale register het papieren vervangt.